Celem niniejszej polityki jest określenie zasad:

1. publikowania,
2. aktualizowania,
3. anonimizowania,
4. usuwania danych osobowych 

publikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej m.st. Warszawy (BIP).

Polityka ma zapewnić zgodność publikacji danych osobowych w BIP z:

1. przepisami o ochronie danych osobowych,
2. przepisami dotyczącymi dostępu do informacji publicznej,
3. zasadami legalności, minimalizacji danych oraz ograniczenia przechowywania danych.

Dokument określa również obowiązki komórek organizacyjnych Urzędu m.st. Warszawy w zakresie bieżącej kontroli danych osobowych publikowanych w BIP.

Podstawę prawną niniejszej polityki stanowią w szczególności:

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO),
2. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej,
3. Zarządzenie nr 1943/2021 Prezydenta m.st. Warszawy w sprawie organizacji udostępniania informacji publicznej oraz udostępniania i przekazywania informacji sektora publicznego w Urzędzie m.st. Warszawy,
4. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
5. obowiązujący jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA),
6. inne przepisy prawa regulujące publikowanie informacji publicznej oraz przetwarzanie danych osobowych.

Ilekroć w niniejszej polityce jest mowa o:

1. Administrator – należy przez to rozumieć Prezydenta m.st. Warszawy;
2. „BIP” – należy przez to rozumieć stronę podmiotową Biuletynu Informacji Publicznej m.st. Warszawy;
3. „danych osobowych” – należy przez to rozumieć informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej w rozumieniu RODO;
4. „publikacji” – należy przez to rozumieć udostępnienie informacji w BIP;
5. „anonimizacji” – należy przez to rozumieć trwałe usunięcie lub przekształcenie danych osobowych w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby fizycznej;
6. „komórce organizacyjnej” lub „komórce” – należy przez to rozumieć biuro Urzędu m.st. Warszawy albo urząd dzielnicy m.st. Warszawy;
7. „Redaktorze BIP” – należy przez to rozumieć pracownika upoważnionego do redagowania i publikowania treści w BIP;
8. „usunięciu danych” – należy przez to rozumieć trwałe usunięcie danych osobowych z publicznie dostępnej części BIP.

1. Do stosowania niniejszej polityki zobowiązani są:
   1. Redaktorzy BIP,
   2. kierownicy komórek organizacyjnych,
   3. inni pracownicy uczestniczący w przygotowywaniu informacji publikowanych w BIP.
2. Komórki organizacyjne odpowiadają za zgodność publikowanych danych osobowych z przepisami prawa, w szczególności za:
   1. ustalenie podstawy prawnej publikacji,
   2. ocenę zakresu publikowanych danych,
   3. określenie okresu publikacji danych,
   4. terminowe aktualizowanie i usuwanie danych.
3. Nadzór nad wykonywaniem obowiązków wynikających z niniejszej polityki sprawują dyrektorzy biur oraz burmistrzowie dzielnic.
4. Inspektor Ochrony Danych udziela wsparcia doradczego w sprawach budzących wątpliwości dotyczących publikacji danych osobowych w BIP.

1. Publikacja danych osobowych w BIP stanowi przetwarzanie danych osobowych i wymaga istnienia podstawy prawnej określonej w art. 6 ust. 1 RODO.
2. Podstawą publikacji danych osobowych w BIP jest w szczególności:
   1. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy publikacja jest niezbędna do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
   2. art. 6 ust. 1 lit. e RODO – gdy publikacja jest niezbędna do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej,
   3. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – gdy osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na publikację danych osobowych w BIP, o ile przepisy prawa dopuszczają publikację danych na podstawie zgody.
3. Publikacja danych osobowych na podstawie zgody może mieć miejsce wyłącznie wyjątkowo, gdy:
   1. brak jest innej podstawy prawnej publikacji wynikającej z przepisów prawa,
   2. publikacja danych nie wynika z obowiązku ustawowego,
   3. charakter publikacji pozwala na dobrowolne wyrażenie zgody.
4. Zgoda na publikację danych osobowych:
   1. musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna,
   2. wymaga udokumentowania,
   3. może zostać wycofana w każdym czasie.
5. Przed opublikowaniem danych osobowych na podstawie zgody komórka organizacyjna każdorazowo ocenia:
   1. czy zgoda została wyrażona dobrowolnie,
   2. czy między Administratorem a osobą, której dane dotyczą, nie występuje relacja mogąca wpływać na swobodę wyrażenia zgody,
   3. czy zakres publikowanych danych jest adekwatny do celu publikacji,
   4. czy możliwe jest skuteczne wycofanie zgody.
6. Wycofanie zgody skutkuje obowiązkiem niezwłocznego usunięcia danych osobowych z BIP, chyba że dalsza publikacja danych wynika z innej podstawy prawnej.
7. Publikacja danych osobowych w BIP jest dopuszczalna wyłącznie wtedy, gdy:
   1. istnieje wyraźna podstawa prawna publikacji,
   2. zakres publikowanych danych jest adekwatny i niezbędny do realizacji celu publikacji,
   3. publikacja pozostaje zgodna z zasadami określonymi w art. 5 RODO.
8. Ogólna zasada jawności życia publicznego nie stanowi samodzielnej podstawy do publikowania dowolnych danych osobowych.
9. W przypadku braku podstawy prawnej publikacja danych osobowych w BIP jest niedopuszczalna.

1. Komórki organizacyjne publikują wyłącznie dane osobowe:
   1. niezbędne do realizacji obowiązku publikacyjnego,
   2. wynikające z przepisów prawa lub udzielonej zgody,
   3. adekwatne do celu publikacji.
2. Przed publikacją danych osobowych należy każdorazowo ocenić:
   1. podstawę prawną publikacji,
   2. zakres danych przeznaczonych do publikacji,
   3. okres publikacji danych,
   4. konieczność anonimizacji części informacji.
3. Niedopuszczalne jest publikowanie danych nadmiarowych lub niezwiązanych z celem publikacji.
4. W przypadku dokumentów zawierających dane osobowe niepodlegające udostępnieniu, stosuje się anonimizację.
5. Publikacja danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, jest dopuszczalna wyłącznie w przypadkach wyraźnie przewidzianych przepisami prawa.

1. Dane osobowe publikowane w BIP przechowuje się przez okres niezbędny do realizacji celu publikacji lub przez okres wynikający z przepisów prawa.
2. Okres publikacji danych liczony jest od dnia opublikowania informacji, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
3. Po upływie okresu publikacji dane:
   1. usuwa się z BIP albo
   2. poddaje anonimizacji.
4. Komórki organizacyjne dokumentują:
   1. kategorie danych osobowych publikowanych w BIP,
   2. podstawy prawne publikacji,
   3. okresy publikacji danych,
   4. sposób zakończenia publikacji danych.
5. Usunięcie danych z BIP nie oznacza automatycznego usunięcia danych z pamięci podręcznej wyszukiwarek internetowych lub zewnętrznych archiwów stron internetowych.

1. Dane osobowe publikowane w BIP podlegają regularnemu przeglądowi.
2. Każda komórka organizacyjna przeprowadza przegląd danych osobowych publikowanych w BIP nie rzadziej niż raz na kwartał.
3. W ramach przeglądu weryfikacji podlega w szczególności:
   1. istnienie podstawy prawnej publikacji,
   2. aktualność danych osobowych,
   3. zakres publikowanych danych,
   4. zgodność okresu publikacji z przepisami prawa,
   5. konieczność dalszego publikowania danych.
4. Dane opublikowane bez podstawy prawnej, nieaktualne, nadmiarowe lub publikowane po upływie dopuszczalnego okresu podlegają niezwłocznemu:
   1. sprostowaniu,
   2. anonimizacji albo
   3. usunięciu.

1. Każdy przegląd danych osobowych publikowanych w BIP podlega udokumentowaniu.
2. Dokumentacja przeglądu powinna zawierać:
   1. datę przeglądu,
   2. wskazanie osób przeprowadzających przegląd,
   3. zakres przeglądu,
   4. opis ustaleń,
   5. opis stwierdzonych nieprawidłowości,
   6. opis działań naprawczych wraz z terminem ich realizacji.
3. Dokumentacja przeglądów przechowywana jest zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentacji oraz JRWA.

1. Komórki organizacyjne rozpatrują zgłoszenia dotyczące:
   1. nieprawidłowej publikacji danych osobowych,
   2. konieczności aktualizacji danych,
   3. usunięcia lub anonimizacji danych,
   4. wycofania zgody na publikację danych osobowych.
2. Każde zgłoszenie podlega analizie pod kątem:
   1. obowiązujących przepisów prawa,
   2. zasad dostępu do informacji publicznej,
   3. zasad ochrony danych osobowych,
   4. istnienia podstawy prawnej dalszej publikacji danych.
3. W przypadkach budzących wątpliwości komórka organizacyjna może zwrócić się o opinię do Inspektora Ochrony Danych lub właściwej komórki prawnej.

1. Publikowanie, aktualizowanie, anonimizowanie i usuwanie danych osobowych odbywa się zgodnie z procesem redagowania informacji obowiązującym w BIP m.st. Warszawy.
2. Szczegółowe zasady technicznej realizacji publikacji określają wewnętrzne instrukcje oraz procedury dotyczące funkcjonowania BIP.
3. Informacje dotyczące procesu publikacji dostępne są pod adresem: https://pomoc.bip.um.warszawa.pl/proces-publikacji

1. Niniejsza polityka podlega okresowym przeglądom, nie rzadziej niż raz na 2 lata.
2. Za aktualizację polityki odpowiada komórka właściwa do spraw organizacji i funkcjonowania BIP we współpracy z Inspektorem Ochrony Danych.